Introdurre l’ABW in un progetto di Smart Working

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Abbiamo condiviso l’importanza della riprogettazione degli spazi aziendali nell’introduzione dello Smart Working in azienda, usando metodologie quali l’Activity Based Working (ABW), una strategia di trasformazione del business che mette a disposizione delle persone spazi fisici differenti per svolgere le proprie attività lavorative. Piuttosto che obbligare una persona a svolgere tutti i lavori in uno specifico ambiente, l’ABW cerca di incoraggiare le persone stesse a decidere dove svolgere ogni attività, secondo quello che preferiscono.

Ma come introdurre l’Activity Based Working in modo efficace? Vogliamo suggerire un percorso in 7 passaggi minimi indispensabili, seguendo un approccio del tipo Scopri, Definisci, Progetta, Implementa:

  1. Chiariamo i benefici specifici per il nostro business, andando a identificarli puntualmente: si possono avere ad esempio riduzioni di costo, miglioramento della comunicazione e della collaborazione, maggiore coinvolgimento, maggiore produttività, miglioramento della concentrazione (quindi più qualità, precisione, ecc.) e miglioramento della capacità di inserire e trattenere i talenti.
  2. Individuiamo e valorizziamo i benefici per le persone: flessibilità, fiducia, autonomia, soddisfazione, tempo disponibile.
  3. Andiamo alla scoperta: raccogliamo i dati per ogni dipartimento/area, intervistando il personale e studiando sul campo la nostra azienda, con molte domande: quali sono le attività che vengono svolte? Ci sono diversi tipi di attività? Ci sono diverse tipologie di lavoratori per le diverse attività? I team di vendita sono sempre fuori e le loro scrivanie si impolverano? Ci sono persone che lavorano in mobilità?
  4. Identifichiamo le barriere al cambiamento: possono essere la paura del nuovo, la perdita di identità, il presenzialismo, la cultura della carta, un IT vecchio e fallace oltre che, ovviamente, i costi.
  5. Costruiamo il business case: obblighiamoci a passare da elementi qualitativi a elementi quantitativi, esprimendo sotto forma numerica e monetaria i costi e i benefici che derivano dall’introduzione dell’ABW, tenendo in considerazione anche il fattore tempo, quindi quali costi sono da sostenere e quando e quali benefici si otterranno. Nel business case consideriamo naturalmente che il budget per l’introduzione dell’ABW, non è gratis: dai consulenti specializzati alla costruzione di nuovi ambienti, dai nuovi arredi agli spostamenti delle persone.
  6. Progettiamo gli spazi: sulla base dei risultati dei punti precedenti stimiamo innanzi tutto quanto spazio ci serve per rispondere alle esigenze di tutti, ricordandoci che i nuovi spazi saranno usati diversamente dai precedenti. Considereremo: postazioni di lavoro, accoglienza, sale riunioni formali e informali, spazi di rappresentanza, spazi sociali per mangiare, fare pausa e favorire le relazioni informali fra le persone, zone per attività di collaborazione, ambienti attrezzati per video e tele conferenze, aree per favorire il brainstorming, zone tranquille per favorire la concentrazione, piccole sale in cui fare chiamate o video chiamate private, sale training.
  7. Partiamo

Per partire davvero e con buoni risultati, dobbiamo ricordarci un’ultima cosa: la gestione del cambiamento. Un progetto di Smart Working è un percorso di cambiamento che sarà vincente solo se riuscirà a portare la cultura esistente verso quella desiderata e se lo farà in modo sostenibile. La fase successiva è quella di gestione del cambiamento in relazione all’adozione dell’ABW, sapendo che dovremo applicarlo all’intero processo di introduzione dello Smart Working, se vogliamo che il nostro progetto abbia successo. Ne parleremo nei prossimi articoli e durante la sessione pomeridiana Smart Working & People Care all’evento All in il 13 aprile, un’occasione per incontrare i massimi esperti di digital transformation e ascoltare le esperienze innovative di grandi imprese italiane.

Alberto Buzzi – AD, Injenia Srl

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