Smart Working: i vantaggi per le aziende e le persone

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In questi giorni, le aziende italiane si stanno rendendo conto delle opportunità offerte dallo smart working per non fermare le attività lavorative a causa della diffusione del COVID-19 (Coronavirus). Per tutelare la salute delle persone, secondo il decreto legge 23 febbraio 2020, n.6, lo smart working può essere applicato senza l’accordo tra lavoratori e azienda.

L’Italia si avvia dunque al più grande esperimento di smart working mai esistito, sperimentando per milioni di lavoratori costretti a casa modelli che prediligono mobilità e flessibilità.

Ma lo smart working non serve solo a garantire continuità durante le emergenze. Esso è un vero e proprio modello organizzativo innovativo capace di portare reali vantaggi al business. Questo articolo fa il punto su significato e vantaggi dello smart working ed esplora le tecnologie a sostegno di questa innovativa modalità di lavoro agile.

 

Smart Working: a che punto siamo?

Negli ultimi anni, lo smart working si è diffuso nelle grandi aziende italiane, anche grazie all’esistenza di un piano normativo di riferimento. Secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già intrapreso iniziative concrete.

Eppure non tutti sono pronti. Nella PA, i progetti per il lavoro agile sono raddoppiati dal 2018, passando dall’8% al 16%, ma con iniziative ancora limitate in termini di numero di persone coinvolte. Inoltre, si è registrato un aumento del numero delle imprese non sensibili al tema, passate dal 38% al 51%.

Tra le cause principali di questo ritardo ci sono la resistenza a modelli di lavoro più flessibili e la difficoltà di ricavare reale valore da progetti di smart working, che troppo spesso rimangono un obiettivo del solo responsabile HR e non sono legati alle reali esigenze del business.

 

Lo smart working secondo Injenia

Da anni, Injenia si impegna in prima persona nella diffusione della cultura di smart working, anche da prima che i progetti di lavoro agile fossero una voce importante nel budget aziendale. L’obiettivo sempre è stato quello di arricchire di nuove funzionalità gli spazi e i tempi del lavoro, attraverso efficaci metodologie di Change Management e strumenti digitali di collaboration capaci di restituire la naturalezza delle tecnologie di comunicazione e, allo stesso tempo, fornire tool sicuri ed efficaci.

Grazie alla sua esperienza, Injenia ha all’attivo numerosi progetti nelle principali aziende italiane, nelle PMI e nelle pubbliche amministrazioni. Il lavoro agile, infatti, non è una prerogativa delle multinazionali, ma deve anche estendersi alle piccole e medie imprese che raccolgono la maggioranza dei lavoratori italiani.

In ottobre 2019, nel contesto della giornata del Lavoro Agile promossa dal Comune di Bologna e dalla Regione Emilia-Romagna, Injenia ha anche firmato un importante accordo che prevede la realizzazione del progetto Emilia-Romagna Smart Working, finalizzato a costruire una rete territoriale per lo sviluppo del lavoro agile.

 

I vantaggi dello Smart Working

Parlando di smart working, si volge lo sguardo con troppa insistenza sui vantaggi del lavoratore nel migliorare la work-life balance, spesso perdendo i reali vantaggi operativi e di business dei modelli basati sul lavoro agile, quali:

  1. Riduzione dei costi legati al workspace, trasferte e forniture di servizi pubblici.
  2. Maggiore employee loyalty: le persone che lavorano in modo flessibile e diffuso sono più soddisfatte del loro lavoro e, così, più dedite agli obiettivi comuni del business.
  3. Migliore reputazione: il lavoro agile migliora il benessere delle persone offrendo loro la possibilità di lavorare per obiettivi e passare più tempo insieme alla famiglia.
  4. Turnover ridotto: più le persone sono soddisfatte, meno lasciano l’azienda. Così, non occorre far fronte a costi e disagi derivati dal turnover.
  5. Migliori risorse: il profilo perfetto per la posizione che stai cercando vive lontano dalla tua azienda? Con lo smart working, la distanza non è un problema nei processi di assunzione delle risorse.
  6. Sostenibilità: lo smart working soddisfa i criteri di sostenibilità oggi in cima alle agende del business, riducendo le emissioni legate a viaggi casa-lavoro e trasferte. Un piccolo ma importante passo per adeguarsi agli standard ecologici.
  7. Meno giorni di malattia: le influenze sono comuni e, senza la giusta accortezza, può succedere che più persone si ammalino nello stesso momento. Pratiche di smart working permettono alle persone con i primi sintomi influenzali di lavorare da casa, evitando di contagiare i colleghi.

Questi vantaggi portano infine a un aumento della produttività: coloro che adottano smart working per alcuni giorni all’anno sono più produttivi perché più soddisfatti, più autonomi e meno distratti dalle interruzioni degli uffici.

 

I tool per favorire lo smart working

Per rendere possibile lo smart working occorre dotare le persone di strumenti in grado di eliminare le distanze fisiche e farli collaborare da remoto. Ci sono degli strumenti fondamentali, senza i quali è impossibile impostare flussi di lavoro agile ben organizzati, tra cui:

  1. Suite di applicazioni per la produttività e la collaborazione native sul cloud, come la GSuite di Google Cloud. Il 17 Marzo Injenia organizzerà un Webinar per scoprire nuovi modelli per lavorare e collaborare grazie a G Suite.  GSuite include 4 app particolarmente importanti in ottica smart working:
    • Google Drive per archiviare, condividere e accedere ai file, da qualsiasi postazione e device. Drive usa l’Intelligenza Artificiale di Google per prevedere e monitorare in tempo reale i file più pertinenti per ogni utente, risparmiando nei tempi di ricerca documentale. Attraverso il Drive del Team, si può archiviare il lavoro del team in spazi sicuri e facili da gestire.
    • Google Docs per lavorare contemporaneamente agli stessi file da diversi dispositivi. Ogni modifica è salvata automaticamente e in tempo reale: niente più laboriosi controlli delle versioni né scambi incrociati di email.
    • Google Calendar per condividere le agende e i meeting con i colleghi
    • Google Hangouts Chat e Meet per comunicare e collaborare con il team ovunque ci si trovi, in modo semplice, efficace e con il massimo della sicurezza
  2. Software avanzati di collaborazione aziendale e gestione dei processi come Interacta, la piattaforma di Social Process Management italiana ideata da Injenia. Interacta gestisce in modo efficiente i processi e le informazioni, grazie a una comunicazione efficace, immediata e, soprattutto, social. In pratica, mentre le persone pensano solo a collaborare in modo intuitivo, rapido e social, Interacta organizza la comunicazione destrutturata, traccia le attività, raccoglie e diffonde le informazioni utili al business.

 

Smart working, non solo per le emergenze

Molti lavoratori potrebbero lavorare al di fuori dell’azienda per alcuni periodi dell’anno, portando numerosi benefici:

  • al business, con riduzione dei costi e aumento della produttività.
  • alle persone, con un migliore bilanciamento lavoro e vita privata e maggiore soddisfazione lavorativa.
  • all’ambiente, con una riduzione dei livelli di anidride carbonica di 214 milioni di tonnellate l’anno entro il 2030, secondo l’Added Value of Flexible Working.

Grazie ai suoi vantaggi, i modelli del lavoro agile devono oggi essere una realtà per ogni persona che può lavorare al di fuori dell’azienda e non attivati in modo correttivo solo durante le emergenze.

Contattaci per capire come attivare progetti di smart working capaci di innovare il business e rispondere alle esigenze delle persone in azienda

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